Privacyreglement

Privacyreglement

blauw blokje groen blokje rood blokje

Privacyreglement

Privacyreglement

Privacyreglement

Privacyreglement

blauw blokje sfeer groen blokje rood blokje

Inleiding

Dit privacyreglement is opgesteld ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van ouders en kinderen die gebruik maken van de diensten van De Kleine Houtrakkers. De Kleine Houtrakkers werkt conform de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 1 Begripsbepalingen

Persoonsgegevens

Alle gegevens betreffende de ouder(s) en kind

Verwerking van persoonsgegevens

Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigingen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens.

Bestand

Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd  is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen.

Verantwoordelijke

De werknemer in dienst van De Kleine Houtrakkers die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Bewerker

Degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen.

Betrokkene

Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

-

Derde

Ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijk, de bewerker, of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.

Toestemming van de betrokkene

Elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt

Vertegenwoordiger

De ouder(s) die het ouderlijk gezag uitoefen(t)(en) dan wel de verzorger(s) dan wel de voogd van het kind

Artikel 2 Toepassingsgebied

  1. Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en op niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenome
  2. Dit reglement is van toepassing binnen De Kleine Houtrakkers en de aan haar gelieerde ondernemingen/ rechtspersonen en geldt zowel voor de kinderopvang, peuterspeelzalen als het gastouderbure
  3. Het reglement heeft betrekking op alle verwerkingen van persoonsgegevens waaronder maar niet beperkt tot kindregistratie, inschrijfregistratie, financiële/ administratieve registratie, archiefregistratie, wachtlijstregistratie, observatielijsten, kind-info-systeem, kind-volg-systeem.
  4. De Kleine Houtrakkers zal niet meer gegevens in de registratie opslaan dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig i

 

Artikel 3 Persoonsregistratie

  1. Het doel van de persoonsregistratie is een efficiënte en effectieve dienstverlening mogelijk te mak Hiertoe is het noodzakelijk een aantal persoonlijke gegevens betreffende kinderen en hun ouders te verzamelen en bewaren.
  2. Voor de persoonsregistratie wordt gebruik gemaakt van personalia, financiële gegevens en kindgegeve

Personalia en financiële gegevens

Van ieder kind dat gebruik maakt van de opvang via De Kleine Houtrakkers worden een aantal algemene gegevens, zoals de ouders hebben ingevuld op het inschrijfformulier, ingevoerd in de computer.

Van elke gerealiseerde opvangplaats wordt een contract opgemaakt waarin de NAW (naam,adres,woonplaats) gegevens en de plaatsingsgegevens worden opgenomen.

Doel:

  • Inzicht verkrijgen in welke kinderen op welke tijden gebruik (willen) maken van de diensten van De Kleine Houtrakkers en wie de ouders van deze kinderen zijn;
  • Inzicht krijgen in de bereikbaarheid van de ouders i.v.m. calamiteiten;
  • Het vastleggen van plaatsingsgegevens b.v. de financiële afwikkeling;
  • Het berekenen van de kosten van de afgenomen opva

Toegankelijkheid:

  • Personalia en financiële gegevens worden opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor de medewerkers van het Facilitair Burea

Bewaartijd:

  • Wanneer het kind die naar basisschool gaat, wordt de inhoud van het dossier  maximaal 2 (twee) jaar bewaard.

Kindgegevens

Ten behoeve van de opvang van kinderen worden formulieren, verslagen, kaarten en andere stukken gebruikt waaronder het kind-info-systeem, het kind-volg-systeem en overdracht systeem naar basisschool en/of buitenschoolse opvang.

Van alle partijen betrokken bij de gastouderopvang worden formulieren, overeenkomsten en verslagen ingevuld c.q. opgesteld waaronder het kindkaart, intakeformulier en een overeenkomst van opdracht

Doel:

  • Optimaliseren opvang kinderen;
  • Zorgen voor continuïteit in de opvang;
  • Bijhouden van gemaakte afspraken en/of gebeurtenissen;
  • In kaart brengen van het ontwikkelingsverloop en signaleren van opmerkelijke ontwikkelingsaspect

Toegankelijkheid:

  • Het kind- info en volg-systeem zijn toegankelijk voor directie en pedagogisch medewerkers van de groep waar het desbetreffende kind is geplaatst en wordt opgeborgen in een afgesloten kas Ouders kunnen de systemen van hun eigen kind, op aanvraag, inzien.

Bewaartijd:

  • Het kind-volg-systeem wordt 1 jaar lang bewaard;
  • Bij het verlaten van de opvang wordt het kind-info-systeem vernietig

Artikel 4 Verwerking van persoonsgegevens

  1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met dit reglement en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerk
  2. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zij
  3. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkr

Artikel 5 Voorwaarden voor verwerking persoonsgegevens

  1. Gegevensverwerking moet worden gebaseerd op één van de in de Wet bescherming persoonsgegevens genoemde grondslagen te weten:
  1. Ondubbelzinnige toestemming;
  2. Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
  3. De verwerking van de gegevens is noodzakelijk ter uitvoering van een wettelijke plicht;
  4. Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk ter vrijwaring van een vitaal belang van de betrokkene;
  5. Het verwerken van gegevens is noodzakelijk voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak;
  6. Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van een
  7. Gerechtvaardigd doel;
  1. Sommige persoonsgegevens brengen met zich mee dat de verwerking ervan een inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene (bijv. ras, gezondheid of persoonsgegevens m.b.t. een straatverbod). Verwerking van dergelijke gegevens is niet toegestaan, hierbij gelden een aantal uitzondering

Artikel 6 Geheimhouding

Ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens is verplicht tot het geheim houden daarvan, tenzij uit de wet of uit dit reglement verstrekking hiervan voortvloeit.

Artikel 7 Gegevens aan derden

De Kleine Houtrakkers streeft naar een gezonde en veilige leefomgeving voor elk kind, dat aan haar zorg is toevertrouwd. In het geval er zorgen zijn met betrekking tot het welzijn dan wel de ontwikkeling van een kind, wordt op basis van de signalen van de betrokken medewerker(s) van De Kleine Houtrakkers, weloverwogen en in afstemming met collega’s en leidinggevende, besloten tot het bespreken van de zorg met ouders/verzorgers.

Vervolgens kan in het belang van het kind, al dan niet met toestemming van ouders/verzorgers, contact worden gezocht met hulpverleningsinstanties (JGZ, VTO). Bij geen voorafgaande toestemming wordt de ouder/verzorger na de melding op de hoogte gesteld. Hierbij zal alleen de benodigde informatie, die berust op feitelijke waarnemingen en die zijn vastgelegd in het zorgformulier volgens de procedure rond zorgkinderen, worden ingebracht. Daarnaast kunnen zorgen altijd volledig geanonimiseerd worden besproken met externe instanties.

Artikel 8 Recht op inzage persoonsgegevens

  1. Ouders/verzorgers hebben altijd recht op inzage in het kinddossier en op andere op zijn persoon betrekking hebbende verwerkte gegevens. De gevraagde inzage wordt zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken verleen
  2. De betrokkene kan vragen om aanvulling, correctie of verwijdering van de persoonsgegevens
  3. De verantwoordelijke bericht betrokkene binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of hij daaraan vold Een weigering is met reden omkleed

Artikel 9 Klachten

Het klachtenreglement is vastgesteld in de Klachtenregeling De Kleine Houtrakkers. In de regeling is o.a. vastgelegd op welke wijze en door wie de klachtenbehandeling interne en extern wordt verzorgd.

Artikel 10 Slotbepalingen

  1. De Kleine Houtrakkers is bevoegd dit reglement in te trekken of te wijzig
  2. De wijzigingen zijn van kracht vier weken nadat ze bekend zijn gemaakt aan betrokk